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INTRODUCTION

 

 Adhérer à une association n’est pas une simple formalité sans conséquence. L’adhésion entraîne des obligations tant pour l’association que pour la personne qui y adhère. Il s’agit d’un engagement réciproque. Adhérer à une association constitue un contrat avec acceptation de ses statuts.

L’adhérent doit avoir conscience de l’importance pour lui de s’informer aussi bien des statuts que du fonctionnement de l’association. Il en va de sa responsabilité comme signataire d’un contrat.

 

 GENERALITES.

 

Conforme à la loi de 1901 et par décision de l’Assemblé Générale du 20 Janvier 2011 un règlement intérieur est adopté pour gérer l’association.

 

Bien que non obligatoire, le règlement intérieur sert à préciser le fonctionnement interne ou à compléter les statuts dont il n’est que l’accessoire.

 

Le règlement intérieur, sous réserve qu’il ne contredise pas les statuts, est opposable à tous les adhérents qui sont censés, lors de la signature des statuts, l’accepter tacitement.

 

ARTICLE 1

  

Le règlement intérieur est élaboré par les organes de direction, puis ratifié par l’Assemblée Générale.

 

 

ARTICLE 2

Composition du Conseil d’Administration.

 

L’association est gérée par un Conseil d’Administration composé d’au plus de 12 membres

 

• Un Président,

• Un vice président si il y a lieu

• Un secrétaire général

• Un trésorier,

• Un trésorier adjoint,

• Un responsable chargé de la communication et de la coordination,

• Un responsable de l’établissement des programmes et de l’organisation des manifestations,

• Un responsable chargé de la logistique,

• Un responsable chargé des dossiers de dotation,

• 3 ou 4 membres avec des fonctions ponctuelles.

 

La désignation des différents responsables fait l’objet de l’annexe N°.

( remise à jour après chaque Assemblée générale si il y a lieu)

 

 

ARTICLE 3

Définition des taches du Président

 

• Il dirige l’association avec le Conseil d’Administration

• Il définit les orientations de chaque campagne,

• Il est le représentant de l’association,

• Il est habilité à prendre toutes décisions en conformité avec les statuts et le présent règlement dont il est le garant

• Il délègue des pouvoirs à ses collaborateurs qu’il charge de missions et dont il reçoit les rapports d’activité q’il avalise ou rectifie,

• Il convoque et préside le Conseil d’Administration au moins deux fois dans l’année.

 

 

ARTICLE 4

Définition et rôle du Président d’Honneur.

 

Comme il est stipulé au titre II article VI des statuts, l’association peut avoir des Présidents d’Honneur qui font partie du Bureau avec vois consultatives.

En vertu de la loi 1901 sur les associations, rien n’interdit à un Président quittant son poste pour des fonctions moins prenantes au sein du Conseil d ‘Administration, de garder les mêmes droits et devoirs que les autres membres du Conseil d’Administration. Dans ce cas l’Assemblée Générale peut honorer l’ancien Président du titre de Président d’Honneur. Dans ce cas uniquement, c’est le membre du Conseil d’Administration qui siège aux réunions de conseil d’Administration.

 

• il représente le Président dans les manifestations officielles sur la demande du Président en titre.

• Il est l’ambassadeur et le porte parole de l’Association sur la demande du Président en titre.

 

 

Article 5

Définition des taches du secrétaire général

 

• Le secrétaire général est en contact direct avec le Président. Il est le relais entre celui-ci et les membres de l’association,

• Il est le responsable administratif. Ses compétences sont définies par le Président et avalisées par le Conseil d’Administration.

• Il veille au respect des décisions du Conseil d’Administration et à la réalisation des missions confiées aux différents secteurs d’activité,

• Il convoque et anime des réunions de travail pour organiser toutes manifestations bénéfiques à l’association,

• Il établit, en concertation avec chaque secteur d’activité le planning des actions en faveur des objectifs de l’association,

• Il s’occupe de courrier et du classement, de la communication interne, de l’établissement du programme des permanences assurées au siège par les bénévoles.

 

 

Article 6.

Définition des taches du trésorier.

 

• il gère les fonds de l’association,

• il est responsable de tous les mouvements de trésorerie,

• il est l’interface avec les organismes bancaires,

• il enregistre la collecte de la campagne et paie les factures,

• il assure la comptabilité et veille au paiement des cotisations,

• il établit le bilan et le budget provisionnel ainsi que les dossiers de demande de subventions,

• il informe le responsable chargé des dossiers de dotations du paiement de la facture qui clôt la réalisation du projet.

 

Il peut, s’il le désire et si cela lui parait souhaitable, proposer au Conseil d’Administration un trésorier adjoint.

Le trésorier a pouvoir par le Conseil d’Administration pour signer tout chèque de moins de huit mille euros(8.000 euros).

Il doit obtenir la double signature pour tout chèque d’un montant égal et/ou supérieure à huit milles euros (8 000 euros).

 

 

Article 7

Définition des taches du Responsable chargé des relations extérieures.

 

• IL est chargé par le président de prendre contact avec tout partenaire pouvant venir en aide à l’association,

• Il est l’interlocuteur auprès des partenaires et des institutions,

• Il participe à l’élaboration et à la réalisation des différentes manifestations inscrites au calendrier de la campagne,

• Il travail en étroite collaboration avec les commissions de communication et des manifestations,

• Il s’occupe du développement de l’association,

• Il est à la disposition de tous les chefs de secteur ou de région,

• Il rend compte de ses activités au Président et au secrétaire général

 

Article 8

Définition des taches du Responsable chargé de la communication et de la coordination

 

Il collabore étroitement avec le chargé des relations extérieures.

 

     A – Communication interne :

 

• Il reçoit et dispatche toutes les informations relatives à la vie de l’association,

• Il est chargé de la diffusion de notes et des convocations,

• Il est chargé de l’élaboration d’un journal périodique sur la vie associative,

 

 

    B – Communications externe :

 

• Il est le contact privilégié avec tous les médias quel qu'ils soient et ou qu’ils soient,

• Il rédige les dossiers d’information,

• Il constitue et entretien un véritable réseau relationnel,

• Il organise le retour presse,

• Il entretient une étroite collaboration avec les divers services de  communications des différents partenaires,

• Il est impliqué dans l’organisation de toutes manifestations,

• Il est en étroite liaison avec les responsables régionaux,

• Il travaille en étroite collaboration avec le chargé des relations extérieures.

 

 

Article 9

 

 Définition des taches du Responsable de l’établissement des programmes et de l’organisation des manifestations.

 

• Il est en relation étroite avec le chargé des relations extérieures et le chargé de la communication,

• Il assure la conception et la réalisation de manifestations de prestige,

• Il forme les équipes de travail et coordonne les démarches administratives nécessaires au bon déroulements et l’organisation des manifestations,

• Il fournit un cahier des charges type pour permettre aux responsables de secteur de réaliser des manifestations thématiques dans des sites de leurs compétences,

• Il doit être informé du déroulement de toute manifestation et si nécessaire faire part de ses remarques et y apporter des modifications.

 

 

Article 10

Définition des taches du Responsable chargé de la logistique

 

• Il négocie l’achat du matériel de conditionnement dont le design a été défini par le Conseil d’Administration,

• Il  travaille en étroite collaboration avec le Délégué des Grands Moulins Storione pour traiter l’ensachage auprès du Sponsor,

• Il établit avec la Direction de l’usine des GMS le calendrier de livraison et de réception de la marchandise ainsi que les lieux de stockage,

• Il s’occupe de l’élaboration et la diffusion de tous les documents nécessaires à la livraison, de la mise à disposition de tout le matériel nécessaire à l’organisation des livraisons :

                         - véhicule,

                               - affiches, tracts, etc.....

• Il définit une méthodologie pour le retrait de la marchandise ;

 

 

ARTICLE 11

Définitions des taches du Responsable des dossiers de dotations.

 

      -    Il réceptionne les demandes de dotation,

• Il étudie la faisabilité, en accord avec l’éthique de l’association et les possibilités financières,

• Il réunit une commission ad hoc pour étudier chaque dossier,

• Il établit un rapport qu’il soumet au Président de l’association pour approbation,

• Il prend contact avec les demandeur de dotation :

                                - pour avoir des compléments d’information,

                           - pour leur signaler les accords ou refus,

                                 - pour prendre rendez-vous avec les demandeurs,       

                                 - pour organiser une rencontre une fois le matériel livré,

• Il signale au responsable des relations extérieures et au chargé de la communication quand le dossier est clos.

 

Composition de la commission des dotations

 

La commission sera composée obligatoirement et au minimum comme suit :

                         - du chargé des dotations désignés par le C.A : président de la dite commission        

                   - du trésorier et/ou du trésorier adjoint,                   

                   - de la secrétaire administrative,

                   -  de deux membres au moins de l’association à jour de leurs cotisation.

 

Article 12

Définition et rôle des délégués départementaux

 

Sur désignation du Président et en accord avec le Conseil d’Administration des délégués régionaux sont désignés pour représenter l’association dans chaque département.

 

La désignation des délégués départementaux fera l’objet de l’annexe N°2 au présent règlement et approuve par l’Assemblée Générale.

 

• Il est représentant de l’association dans son département,

• Il rend compte au Président et au Conseil d’Administration de ses activités,

• Il assure la promotion et le développement de la vente du sachet de blé,

• Il anime et organise, en accord avec le Président, la campagne de son département,

• Il a pouvoir d’investigation, de proposition d’organisation, de créativité, de surveillance, d’animation,

• Il prend contact avec les médias de sa région et en réfère au chargé des relations extérieures de l’association,

• Il établit un compte rendu financier de toute opération au profit de l’association qu’il adresse au Président,

• Il établit et informe le Président du calendrier des manifestation de son département,

• Il établit une liste des localités importantes,

• Il s’efforce d’établir des contacts avec la vie associative du département au près de laquelle il peut trouver des relais intéressants.

 

La délégation entraîne le devoir de compte rendu et en aucun cas le pouvoir de décision sauf instruction du  Président et du Conseil d’Administration.

 

Le cas échéant, il peut assister au réunion de Conseil d’Administration avec voix consultative.

 

Article 13

Définition et rôle des délégués de secteur

 

Le département des Bouches du Rhône, point phare et noyau dur des actions de l’association est, lui, confié à des délégués de secteur.

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La répartition des secteurs fait l’objet d’une décision en Conseil d’Administration sur proposition du Président de l’Association.

 

La désignation des délégués de secteur fera l’objet de l’annexe N°3 au présent règlement et approuvée par l’Assemblée Générale.

( remise à jour après chaque Assemblée Générale si il y a lieu).

 

Chaque délégué de secteur ne doit s’occuper que de son secteur et uniquement de son secteur.

 

Pour toute opération pouvant intéresser un secteur, autre que celui pour lequel un délégué est désigné, un contact doit être pris obligatoirement avec le président ou le délégué concerné.

 

Le délégué de secteur doit :

• Développer l’esprit Blé de l’Espérance en s’appuyant sur : la tradition, les buts de l’association, le mouvement associatif, les centres aérés, le corps enseignant et les responsables des mouvements sociaux et/ou humanitaire.

• Organiser des manifestations sportives, culturelles etc…

• Créer des équipes et de les gérer en vue de la campagne,

• Il peut organiser les réunions de travail de ses équipes,

• S’intégrer à la vie associative de la mairie et d’établir des contacts étroits avec les différents décideurs ( Maire ou ses adjoints, responsable sociaux, sportifs, culturelles.)

 

Le délégué de secteur doit impérativement avant chaque décision prendre l’avis du Président ou le Secrétaire Général seuls décideurs final de tout projet.

 

Il doit informer le chargé des relations extérieures et le chargé de la communication de toute activité de son secteur afin de coordonner les relations avec les médias.

 

Il doit représenter l’association dans les manifestations officielles de son secteur que si le Président le mandate et/ou en son absence.

 

 

ARTICLE 14

Responsables d’activités

 

Des membres de l’association peuvent lors de la campagne prendre la responsabilité de certaines activités. Ils doivent avoir l’approbation du Conseil d’Administration. Ils s’engagent comme membres et comme responsables des statuts de l’association ainsi que le présent règlement.

 

Les responsables d’activités doivent présenter un dossier synthétisé au Président pour approbation, dans tous les cas de figure, avant la mise en place de l’activité.

 

La désignation des responsable d’activités diverses fait l’objet de l’annexe N°4.

( remise à jour à chaque fois que cela est nécessaire).

 

 

ARTICLE 15

 

Gestion de l’Association  - règles à respecter pour une bonne gestion de celle-ci

 

Chaque livraison de boites de sachets de blé doit faire l’objet d’un bon de livraison à en-tête du « Blé de l’Espérance Maguy Roubaud », que ce soit au départ de l’entrepôt de Marseille, de responsables locaux, de Secteurs Départementaux.

 

Celui qui livre ou fait livrer blé est responsable de l’encaissement, pour cela , noter sur le bon de livraison le Nom de la personne responsable de la livraison et de l’encaissement.

 

La recette de la vente des sachets de blé ne doit en aucun cas être remise sur un Compte Bancaire Personnel.

 

Celle-ci doit être versée sur un compte bancaire du siège de l’association, ou être remise à un des responsable de Conseil d’Administration présent au siège de l’association.

 

Aucun prélèvement ne doit être effectué sur les recettes que se soit pour le règlement d’achats divers, ou règlement de factures de matériels ect…

Tout achat ou dépense pour l’association doit faire l’objet de facture et sera payer par chèque par le trésorier.

Les numéros de compte bancaire seront communiques sur demande en fonction du lieu de remise en banque.

 

Nos Banque actuelles sont :   LA S.M.C.

                                               LE CREDIT MUTUEL

                                               LA BANQUE CHAIX

                                               LE C.I.C.

                                               LA CAISSE D’EPARGNE

Et un Compte Postal sera ouvert, puisqu’il y a un minimum de bureau dans chaque commune.

 

Les chèque de la collecte sont à faire au nom de « Blé de l’Espérance Maguy-Roubaud »

 

Un rapprochement sera effectué entre les livraisons de sachets de blé et la recette récupérée.

 

Un bilan des entrées de la collecte sera effectué chaque fin de mois de Janvier à Mai afin de suivre les rentrées d’argent.

 

 

ARTICLE16

 

Devoir de réserve

 

Chaque membre du Conseil d’Administration est soumis au devoir de réserve. Si un membre de l’association est mandaté par le président, le Conseil d’Administration ou l’Assemblé Générale, ce même devoir lui est imposé.

 

Le mandat doit faire l’objet d’une inscription écrite et précise sur le procès verbal du Conseil d’Administration ou de l’Assemblée Générale.

Toute personne faisant des déclaration au nom de l’association sans autorisation fera l’objet d’une convocation devant le Conseil d’Administration qui le cas échéant pourra sanctionner

 

Approuvé par l’Assemble Générale du 20 Janvier 2011

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